Für unseren Kunden, dem Tochterunternehmen eines großen Automobilkonzerns, suchen wir für den Projekteinsatz vorerst bis 31.07.2021 einen Office Manager m/w/d in Teilzeit. Die Arbeitszeit beträgt 20 Stunden/ Woche, 30 Tage Urlaub. Die Übernahme in eine Festanstellung ist möglich.

Office Manager m/w/d in Teilzeit

Sekretär / Sekretärin in 70563, Stuttgart
Referenznummer: SW/DA/0320

Ihre Aufgaben:

  • Unterstützung der Standortassistenzen in Stuttgart sowie an den Standorten Gutenberg, Vertex und Böblingen 
  • Selbständige Erledigung aller organisatorischen Aufgaben des Standortsekretariates Stuttgart 
  • Verwaltung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial, Warenanlieferung und Koordination in Abstimmung
  • Unterstützung bei Instandhaltung der Räumlichkeiten: Meldungen von Reparaturarbeiten an den Facility Management Service 
  • Kommunikation mit internen und externen Stellen, Auskünfte erteilen und ggf. an Ansprechpartner weiterleiten
  • Ansprechpartner für die Businesspartner an den jeweiligen Einsatzorten
  • Betreuung und Empfang von Kunden, Dienstleistern und Bewerbern inklusive Besucheranmeldung 
  • Unterstützung bei Erweiterung der Standorte/Neuanmietungen, Organisation/Planung und Bereitstellungen
  • Unterstützung bei der Materialverteilung (z.B. Tee, Aufsteller, Plakate)
  • Unterstützung bei Ausweis- und Schlüsselausgabe/-verwaltung
  • Mitwirkung in der Planung, Organisation und Durchführung von Events und Workshops
  • Ausführung sonstiger im Themenkontext relevanter Arbeiten 

Sie bringen mit:

  • Abgeschlossene kfm. Berufsausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung mit Schwerpunkt Finanzbuchhaltung 
  • Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position 
  • Routinierter Umgang mit MS-Office 
  • Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und in Schrift 
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und in Schrift 
  • Selbständige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion, Engagement und Flexibilität 
  • Teamfähigkeit und eine hohe Kunden- und Serviceorientierung 
  • Hohe Flexibilität (z.B. ad-hoc Standortbetreuung) 
  • PKW-Führerschein